La consultazione è consentita negli orari di apertura dell’Archivio. Di seguito il Regolamento dell’Archivio Storico Diocesano:
- L’accesso all’Archivio Storico Diocesano (=ASD) è consentito per la consultazione di documenti necessari per ricerche di carattere storico. Per l’accesso alla Sala di consultazione è necessario presentare all’assistente di sala un documento di identità. Ogni anno, la prima volta in cui si accede alla Sala, l’utente è tenuto a compilare una scheda identificativa e a sottoscrivere l’impegno ad osservare il presente Regolamento.
- L’Archivio è normalmente aperto al pubblico secondo un calendario e un orario stabiliti all’inizio dell’anno pastorale e indicati dall’annuario diocesano e dal sito internet della Diocesi.
- Generalmente possono essere consultati solo i documenti che hanno superato il limite convenzionale di settanta anni. Sono invece esclusi quei documenti che, a norma del diritto canonico o per disposizione del Vescovo diocesano o del Direttore dell’ASD non possono essere consultati.
- Quando vi sia una necessità per uso amministrativo di copie di documenti conservati nell’ASD, la richiesta deve essere inoltrata alla Cancelleria della Curia, che la trasmetterà all’ASD, e provvederà poi all’autenticazione della copia prodotta.
- L’utente può richiedere (normalmente, e salvo autorizzazione del Direttore) fino a 5 pezzi archivistici (faldoni, registri, volumi, pergamene) in una mattinata. Non si possono avere in consultazioni più di due pezzi contemporaneamente.
- I documenti ricevuti in consultazione vanno trattati con la massima cura in vista della loro conservazione. Pertanto è necessario che l’utente si lavi accuratamente le mani prima della consegna dei documenti archivistici. In caso di danneggiamenti causati dall’utente l’ASD si riserva la facoltà di rivalersi economicamente e legalmente presso le sedi opportune.
- Nella consultazione dei faldoni o fascicoli di carte sciolte va mantenuto l’ordine in cui queste si trovano. Qualora l’utente riscontri delle anomalie nella disposizione o numerazione delle carte, dovrà segnalarlo all’assistente di sala, senza intervenire autonomamente in opere di riordino.
- È vietato scrivere sovrapponendo i propri fogli o quaderni ai documenti dell’Archivio. Per prendere appunti o per trascrivere documenti l’utente dovrà usare solo matite (o il personal computer).
- L’utente può accedere liberamente alle opere a stampa e agli inventari conservati nella Sala di consultazione; al termine dell’utilizzo le opere verranno ricollocate dal personale dell’archivio.
- Quando lo studio dei documenti dell’ASD sfoci in una pubblicazione, in una tesi di laurea o di dottorato, l’autore è tenuto a donare all’ASD almeno una copia di questa.
- È libera l’acquisizione fotografica dei documenti mediante mezzi propri, senza l’uso del flash. In ogni caso non è consentita l’acquisizione di intere serie o sottoserie. Per la acquisizione integrale di pezzi particolari l’utente provvederà alla consegna all’ASD di una copia su CD-rom.
- Per la riproduzione di fotografie di documenti in pubblicazioni a stampa dovrà essere richiesta una esplicita autorizzazione scritta alla Direzione dell’Archivio, e si dovrà indicare chiaramente nella didascalia la collocazione archivistica del pezzo. L’utente si impegna inoltre a consegnare gratuitamente all’ASD una copia della pubblicazione stessa. Nel caso di pubblicazioni di carattere commerciale è previsto il pagamento di diritti.
- In tutti i casi la riproduzione di documenti avviene nel rispetto delle norme canoniche e civili vigenti. L’utente si impegna, nel caso di riproduzione per:
– scopo di studio: a non divulgare e diffondere ad altri le copie ottenute;
– uso amministrativo: a dichiarare che la riproduzione è eseguita per uso personale e ad impegnarsi a non utilizzarla per scopi diversi da quello indicato;
– pubblicazione: ad inoltrare all’ASD apposita richiesta di autorizzazione e ad osservare quanto stabilito nel punto 12 del presente Regolamento.